Dein Aufgabenbereich: 

• Organisatorische Unterstützung der Leitung IT, einschließlich Terminorganisation, Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben und Beschlüssen 
• Pflege, Strukturierung und Qualitätssicherung von IT-Dokumentationen, Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Übersichten, beispielsweise zu IT-Prozessen, Verantwortlichkeiten oder technischen Standards
• Administrative Begleitung von IT-Beschaffungsprozessen, einschließlich Angebotsanforderungen, Bestellvorbereitung, Nachverfolgung von Lieferterminen sowie Ablage der zugehörigen Unterlagen 
• Unterstützung bei der Koordination externer Dienstleister, Wartungs- und Supportverträge sowie bei der Terminabstimmung für Projekte, Wartungen oder Audits 
• Mitwirkung bei IT-Onboarding- und Offboarding-Prozessen, insbesondere durch organisatorische Vorbereitung, Terminabstimmung und Dokumentation
• Pflege von Übersichten zu IT-Assets, Lizenzen, Verträgen und Kostenstellen in enger Abstimmung mit der Leitung IT 
• Organisatorische Unterstützung im Ticket- und Auftragsumfeld, beispielsweise durch Auswertungen, Nachverfolgung offener Punkte oder Vorbereitung von Reports
• Unterstützung bei Compliance-, Audit- und Zertifizierungsthemen, beispielsweise durch Zusammenstellung von Nachweisen, Pflege von Maßnahmenlisten und Koordination von Terminen 

Das bringst du mit: 

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Bereich Verwaltung, Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung in einer Assistenz‑, Organisations‑ oder Administrationsfunktion, bevorzugt im IT‑nahen Umfeld
• Sicherer Umgang mit gängigen Office‑Anwendungen, insbesondere Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Terminverwaltung
• Grundverständnis für IT‑Strukturen, IT‑Dienstleistungen und organisatorische Abläufe innerhalb einer IT‑Abteilung
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Diskretion sowie ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Eigenständige, vorausschauende Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen und Aufgaben effizient zu koordinieren